Wenn Sie bei einem Künstler die Gage erfragen, denken Sie daran, sich auch die Nebenkosten wie z.B. Fahrtkosten, oder evtl. Übernachtungskosten nennen zu lassen. Erfragen Sie auch die Auftrittsdauer für die vereinbarte Gage.
Falls eine Künstlergruppe übernachten muss, fragen Sie vorher ob Sie Einzelzimmer oder Doppelzimmer buchen sollen. Üblich sind Einzelzimmer. Das Übernachtungshotel sollte möglichst nah am Veranstaltungsort liegen und mindestens ein gutes Mittelklassehotel sein.
Fragen Sie nach, ob der Künstler seine eigene PA (Beschallungs- und Lichtanlage) mitbringt oder ob Sie eine bei einer Eventtechnikfirma anmieten müssen. Fragen Sie außerdem, ob er eine Bühne benötigt und wenn ja, wie groß diese sein sollte.
Falls der Künstler seine eigene PA mitbringt, fragen Sie unbedingt nach den erforderlichen Stromanschlüssen.
Falls Sie eine PA und evtl. eine Bühne anmieten müssen, lassen Sie sich vom Künstler die genauen Technik- und Bühnenanforderungen schriftlich geben und leiten Sie diese an die Technikfirma weiter.
Es ist üblich, dass Künstler am Veranstaltungsabend kostenlos Speisen und alkoholfreie Getränke zur Verfügung gestellt bekommen.
Achten Sie darauf, dass am Veranstaltungsort Garderoben für die Künstler vorhanden sind. Wenn Sie mehrere Künstler haben, sollten Sie wenigstens zwei Garderoben zur Verfügung haben: eine für Damen und eine für Herren. Idealerweise hat natürlich jeder Künstler bzw. jede Künstlergruppe ihre eigene Garderobe. Gut ist es außerdem, wenn die Garderoben einen Spiegel haben und sich in der Nähe der Toiletten befänden. Auch sollten die Künstler eine Sitzgelegenheit in ihrer Garderobe haben. Falls Sie in Ihren firmeneigenen Räumlichkeiten feiern, werden oft Büros oder Tagungsräume als Garderoben umfunktioniert. Hier empfiehlt es sich die Tische mit Decken oder Pappe abzudecken, um Flecken durch Schminkutensilien vorzubeugen. Befestigen Sie an der Tür ein Schild mit der Aufschrift _az_Garderobe ..._az_ und den Künstlernamen bzw. Damen oder Herren, damit die Künstler ihre Garderobe finden.
Nennen Sie dem Künstler den genauen Veranstaltungsort, möglichst mit Wegbeschreibung. Tipp: Ein guter Routenplaner: www.map24.de Da viele Künstler wegen Ihres umfangreichen Equipments Kleintransporter fahren, sorgen Sie für einen Parkplatz. Achtung bei Tiefgaragen wegen der Höhe des Fahrzeugs.
Geben Sie dem Künstler einen genauen Ablaufplan der Veranstaltung, damit er weiß, wann sein Auftritt ist.
Geben Sie den Künstlern vor Beginn der Veranstaltung ausreichend Zeit zum Aufbau Ihres Equipments und für Proben.
Falls Sie für die Künstler einen bestimmten Kleidungswunsch haben, z.B. festliche Galakleidung, teilen Sie dies mit.
Dem Künstler fällt es leichter sich auf Ihre Gäste einzustellen, wenn er einige Informationen über die Veranstaltung hat: Anlass der Veranstaltung, Anzahl der Gäste, Durchschnittsalter, Damen und Herren ausgewogen oder überwiegt ein Anteil.
Falls Sie eine Live-Band engagieren, die den ganzen Abend spielt, beachten Sie bitte, dass es eine europäische Pausenregelung für Künstler gibt. Diese besagt, dass dem Künstler nach 45 Minuten Spielzeit 15 Minuten Pause zustehen. Dies wird von den Künstlern mehr oder weniger streng gehandhabt. In den Spielpausen läuft üblicherweise Musik von einer CD. Sprechen Sie den Künstler darauf an.
Denken Sie bei einer Veranstaltung mit Musik an die GEMA-Anmeldung.
Prüfen Sie, ob für Ihre Veranstaltung Abgabepflicht zur Künstlersozialkasse besteht.
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