Eventplaner: Events, Tagungen, Kongresse und Incentives planen

Jedes Event bedarf individueller Checklisten. Hier finden Sie wichtige Details die auch für Ihr Event von Vorteil sein werden. Diese Checkliste erhebt nicht den Anspruch auf Vollständigkeit explizit für Ihr Event.

• Wie soll der Tagungsraum ausgestattet sein: mit Tageslicht, verdunkelbar etc?
• Wie sollen die Tagungsteilnehmer sitzen (Bestuhlungsvarianten)?
• a) Die Teilnehmer brauchen nur zuzuhören und sitzen in Stuhlreihen (auch Kino- oder Theaterbestuhlung genannt).
• b) Die Teilnehmer brauchen einen Tisch zur Ablage von Unterlagen bzw. zum Mitarbeiten. Bestuhlungsvarianten: parlamentarisch, U-Form, Blocktafel.
• Welche Beistellmöbel werden benötigt? Z.B. Vorstandstisch, Podium, Rednerpult,Ablagetische.
• Welche Nebenräume werden außer dem Tagungsraum benötigt? Z.B. Gruppenarbeitsräume oder Ausstellungsräume.
• Welche Kommunikationsanlagen benötigen Sie im Tagungsraum? Telefon, Faxgerät, PC / Laptop, Internetanschluss, Fotokopierer etc.
• Welche Tagungstechnik brauchen Sie? Machen Sie sich eine genaue Liste über die von Ihnen benötigte Technik wie z.B. Leinwände, Overhead-Projektor, Film- oder Diaprojektor, LCD-Projektor, Videobeamer, DVD-Anlage, Laser Pointer, Spotlights, Lautsprecheranlage, Diskussionsmikrophone, Simultan-Übersetzunganlage etc. Vergleichen Sie Ihre Liste mit dem, was Ihnen Ihre Tagungslocation bereits in der Tagungspauschale anbietet, und checken Sie so, was Sie noch zusätzlich anmieten müssen.
• Welches Verbrauchsmaterial brauchen Sie? Machen Sie sich eine genaue Liste über das von Ihnen benötigte Verbrauchsmaterial wie z.B. Flipchart / Papier, Stellwände, Pinwände, Filzstifte, Marker, Folien, Magnete, Schreibblöcke, Stifte etc. Vergleichen Sie Ihre Liste mit dem, was Ihnen Ihre Tagungslocation bereits in der Tagungspauschale anbietet, und checken Sie so, was Sie noch zusätzlich einkaufen müssen.
• Sind im Tagungsraum genügend Steckdosen und ggfs. Verlängerungskabel vorhanden?
• Für einen reibungslosen Ablauf: Legen Sie rechtzeitig die Uhrzeiten für Kaffeepausen am Vormittag und Nachmittag, sowie für das Mittagessen fest.
• Sollen Konferenzgetränke im Saal eingedeckt werden?
• Teilen Sie Ihrer Location / Ihrem Hotel mit, wie der Text für die Informationstafel lauten soll.
• Vorbereitungen für die Teilnehmer: Einladungen, Anreiseinformationen, Willkommensbrief, Tagungsablauf / Programm, Tagungsmappen, Namensschilder, Werbemittel.

Sind ausreichend Parkplätze und ggfs. Hotelzimmer in der Nähe des Tagungsortes.
Rahmenprogramm: Stadtrundfahrt/Theater/Museum, Gala-Abend, Teambuilding, Incentive.